Personvernerklæring – GDPR for Via3 AS

 

1 Generelt

Dette dokumentet beskriver forhold som gjelder personvern mellom Via3 AS, våre bedriftskunder, og sluttbrukeren – deg.

Via3 AS respekterer privatlivet ditt. Denne personvernerklæringen beskriver din rett til personvern og vårt engasjement for å beskytte dine personopplysninger.

2. Hvem er behandlingsansvarlig?

Via3 AS behandler personopplysninger om våre ansatte. Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og informere deg om hvordan vi benytter personopplysningene dine.

Via3 AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som er knyttet til arbeidsforholdet, som lønnsopplysninger, arbeidsavtaler, fraværsregistrering, advarsler etc. som er opplysninger knyttet til arbeidsforholdet.

Opplysninger som er knyttet til selve tiltaksdeltakelsen er det Nav som er behandlingsansvarlig for og Via3 As er databehandler.

Det er viktig for oss at dine personopplysninger er trygge, og personverklæringen gir deg informasjon om hvordan vi bidrar til å sikre dette. Personvernerklæringen inneholder blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, dine rettigheter og ikke minst hvordan vi sikrer informasjonen vi har om deg. Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, er du velkommen til å ta kontakt med oss.

Se kontaktinformasjon nederst i personvernerklæringen.

3. Hvordan behandles dine personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for å oppfylle avtaleforholdet. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 1, jf. EUs personvernforordning («GDPR») artikkel. 6 nr. 1 bokstav b. I punktene nedenfor har vi konkretisert formålene nærmere.

3.1 Formål

All informasjon vi samler inn om og fra deg har som formål å kunne tilby deg og eventuelt bedriften din en tjeneste eller levere deg produkter i rett tid med riktig kvalitet. Vi lagrer kun den informasjonen som er nødvendig for økonomisk dokumentasjon eller ettersporbarhet, f.eks. om hvem som har bestilt hva når. 

3.2 Ansvarlig

Via3 As har overordnet ansvar for at informasjon i datasystemene lagres og behandles på en sikker måte. Dette innebærer at vi har ansvar for at innsamlet informasjon ikke er tilgjengelig for andre enn deg, og de av våre ledere som er avhengig av å bruke informasjonen i sin daglige drift. De har også ansvar for at data og informasjon ikke kommer på avveie gjennom uforstandig bruk av datasystemene.

3.3 Avslutning av forhold

Dersom arbeidsforholdet avsluttes, vil relevante personopplysninger som navn, adresse og andre opplysninger, slettes.

4. Behandling av personopplysninger med ditt samtykke

I noen tilfeller trenger vi ditt samtykke for å behandle personopplysningene dine. Hvis vi ber deg om ditt samtykke, vil det alltid fremgå klart og tydelig hva vi ber om samtykke til og hvilke av dine personopplysninger vi ber om å få behandle. Husk at det alltid er frivillig å gi ditt samtykke og at du når som helst kan trekke tilbake samtykker du tidligere har gitt.

5. Hvilke personopplysninger behandles

  • Fornavn, etternavn
  • Adresse, mobilnummer, e-postadresse
  • Personnummer, Kontonummer
  • Innsøkingspapirer med diagnoseinfo
  • Møtereferater fra samarbeidsmøter, fagforum etc
  • Brukersamtaler og handlingsplaner
  • Rapporter til / fra Nav

6. Utlevering av opplysningene til tredjeparter

Vi bruker troverdige leverandører og systemer for å støtte ulike prosesser. Disse følger strenge sikkerhetskrav. Vi deler kun informasjon som er nødvendig for å oppfylle avtalen vår med deg. Våre leverandører blir bundet av kontrakter som sikrer ditt personvern. De må bevare personopplysninger konfidensielt og følge våre instrukser for behandling og sletting. Utover dette vil vi kun dele dine personopplysninger dersom du har gitt oss ditt samtykke til dette.

7. Hvordan sikres, slettes og arkiveres opplysningene

Vi har rutiner for å sikre at behandling av dine personopplysninger til enhver tid er i tråd med lovverket. I tillegg har vi avtaler med samtlige leverandører for å sikre at dine personopplysninger behandles på en trygg og forsvarlig måte. Vi vil ikke oppbevare eller behandle dine personopplysninger når behandlingsgrunnlaget ikke er tilstede.

I henhold til personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 17 vil vi ikke lagre dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

Når forholdet ditt er avsluttet slettes personopplysninger hos de tredjeparter som ikke er pliktig til å beholde disse i henhold til gjeldende lovgivning.

8. Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter overfor oss som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Du har blant annet:

  • rett til innsyn i bruk av dine personopplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 15),
  • rett til utlevering av dine personopplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 20),

  • rett til å fremme en innsigelse (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 21),
  • rett til å be om korrigering av opplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 16),
  • rett til å få dine personopplysninger slettet eller at behandlingen begrenses (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 17 og 18).

9. Klage

Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysninger. Vi oppfordrer deg likevel til alltid å ta kontakt med oss først, slik at vi kan hjelpe deg på best mulig måte.

10. Endringer i denne personvernerklæringen

Personvernerklæringen vår vil kunne endres, og vi vil publisere endringene her. Du bør derfor holde deg oppdatert ved å jevnlig sette deg inn i den seneste versjonen. Ved vesentlige endringer, som ved at vi endrer hvordan vi bruker personopplysninger, vil vi varsle deg direkte.

11. Kontaktinformasjon

E-post:  akb@via3.no 

Telefon: 95122060